Bir kuruluşun verimliliğinin hesaplanmasında tüketilen kaynaklar, işin hızı ve süresi, çıktı kalitesi ve diğer faktörler gibi bileşenler incelenir. Büyük şirketlerin, organizasyonda büyük miktarda zaman ve sermayenin basit, tekrarlanan veya değersiz görevlere harcandığını fark etmesiyle dijital altyapı ve yönetim otomasyon süreçleri iş alanına girdi. Günümüzde çeşitli otomasyon platformları kullanılarak görevler daha hızlı ve kolay bir şekilde yapılmakta ve maliyetler de düşmektedir. Çalışanlara zaman kazandırmak da organizasyonlarda verimliliği önemli ölçüde artırıyor.
Farsça’da otomasyon anlamına gelen otomasyon, çeşitli konularda insan müdahalesinin en aza indirilmesi amacıyla elektriksel altyapı ve araçların kullanıldığı bir süreçtir. Bu tanımla ofis otomasyonu, bir kuruluşun veya işletmenin verilerinin planlara göre toplanması, işlenmesi, depolanması ve aktarılmasından sorumlu olan yazılım ve bilgisayar ekipmanlarından oluşan sistemi ifade eder. Ziyaretçilere gerek kalmadan, kılcal dağıtım yazılımına sahip olup komisyon vermeden, istediğiniz pazara sahip olmak ve maliyetten tasarruf etmek için burada size bir çözüm sunuyoruz.
Önemli kararların ve karmaşık süreçlerin alındığı durumlarda elbette ofis otomasyonu asla insanın yerini tutamaz. Ancak dijital sistemlerin sahip olduğu işlem gücü ve yüksek hız sayesinde, potansiyelleri zaman ve enerji kaynaklarının önemli bir kısmını tüketen rutin ve tekrarlanan idari görevleri gerçekleştirmek için kullanılabilir.
Ofis otomasyonunda yöneticinin üyeler arasında en fazla erişime sahip olması çok önemlidir. Örneğin otomasyondaki önemli görevlerden biri, kullanıcılara erişim düzeylerini tanımlayan rollerin tanımlanmasıdır. Yöneticiler için web tabanlı ofis otomasyon olanaklarının en önemli özellikleri arasında şunlar sayılabilir:
Buradaki bilgi, metin, ses, sayı ve görüntü şeklindeki tüm veriler ve idari belgeler anlamına gelir. Bu nedenle ofis otomasyonunun ana uygulaması, işle ilgili tüm içerik ve bilgilerin farklı çalışanlar arasında muhafaza edilmesi, takip edilmesi, kontrol edilmesi, izlenmesi, yönetilmesi, planlanması ve paylaşılmasıdır. Otomasyon sistemleri bu durumların her birinde ilgili süreci daha hızlı ve kolay hale getiren araçlar kullanır.
Fanweb yönetim otomasyonunda kullanıcılar, yöneticilerin kendilerine tanımladığı rollere göre istenilen işlemleri gerçekleştirebilmektedir. Kullanıcı panelinde kullanıcıların gerçekleştirdiği en önemli işlemler arasında şunlar yer almaktadır:
Tam özellikli bir otomasyon, güvenlik olmadan pek bir şey olamaz. Otomasyonda bilgi önemlidir ve ofis otomasyonu alırken bilgi faktörlerden biridir. En önemli güvenlik önlemleri arasında şunlar sayılabilir:
Web tabanlı yönetim sistemleri, bir kurum veya şirket üyelerinin yazışmalarını, isteklerini ve iletişimlerini herhangi bir işletim sistemine ihtiyaç duymadan çevrimiçi olarak yürütebilecekleri bir platform oluşturur. Kalıcı olduğunu bilen kullanıcılara sunabileceğimiz en önemli web ofis olanaklarından biri. Örneğin kurumun yönetimsel otomasyonuna dilediğiniz coğrafi noktadan, dilediğiniz işletim sistemiyle erişebilirsiniz.
Web tabanlı idari otomasyonun yüksek güvenliği, tüm idari işlerini göstergedeki dokümanlar gibi geleneksel sistemden otomasyondaki bilgilerin anlık kaydedilmesine aktaran büyük kuruluşlara güvence vermiştir. Aslında ofis otomasyonu, organizasyondaki hizmetlerin kalitesini ve iş hızını artırır.
Kullanıcıların elektronik imzalarının oluşturulması
Harfleri cep telefonundan takip etme imkanı
İşletim sistemine gerek olmadan ve tarayıcıda çalışması
Gelişmiş bülten tahtası
Organizasyon şemasının kaydı
Dahili yönlendirme olasılığı
Örgütsel ve örgüt dışı faaliyetlerin geleneksel ve mekanize olmayan yollarla yürütülmesi, zaman ve sermaye israfının yanı sıra birçok hatanın oluşmasına ve verimliliğin düşmesine neden olur. Bu nedenle iletişim çağında yetenek ve üretkenliğe ulaşırken rekabet alanında rakiplerinin gerisinde kalmamak için web altında her türlü ileri teknoloji ve idari otomasyon sistemleriyle kendilerini donatma ihtiyacı duyulmaktadır. . .
